Indennità di mensa: tutto quello che c'è da sapere

L’indennità sostitutiva di mensa è una somma che viene corrisposta ai lavoratori dalle aziende che non hanno una mensa aziendale. Come funziona, di preciso? E, soprattutto, è vantaggiosa per aziende e dipendenti?

Quando in azienda non è presente una mensa, l’impresa può decidere di corrispondere ai dipendenti un’indennità sostitutiva di mensa, cioè una somma in denaro che viene versata direttamente in busta paga. Sebbene rappresenti un’agevolazione per i lavoratori che devono fare la pausa pranzo in ufficio, l’indennità sostitutiva di mensa non è sempre la soluzione più vantaggiosa. In questo articolo ti spieghiamo cos’è l’indennità sostitutiva di mensa, come funziona e se ci sono alternative più vantaggiose per le imprese e i lavoratori.

• Che cos'è l'indennità di mensa?

• A chi spetta l'indennità di mensa e perché?

• Indennità sostitutiva di mensa in busta paga

• Tassazione dell'indennità sostitutiva di mensa

• Buoni pasto o indennità di mensa: cosa scegliere?

L’indennità sostituiva di mensa è una somma in denaro che viene corrisposta ogni mese in busta paga ai lavoratori dipendenti qualora in azienda non sia presente una mensa aziendale.

In generale tutti i lavoratori in possesso di di un contratto di lavoro subordinato a tempo indeterminato, sia full time, sia part time possono ricevere l’indennità di mensa. Spesso e volentieri, l’indennità di mensa è il frutto degli accordi previsti dai contratti collettivi di riferimento per un determinato settore. Essendo inserita nel CCNL diventa, di fatto, obbligatoria.

Il datore di lavoro ha comunque a disposizione alcune alternative per sostituirla con prestazioni sostitutive, come ad esempio i buoni pasto oppure la mensa diffusa. In alcuni casi l’indennità sostituiva di mensa può essere invece frutto di accordi stipulati tra l’azienda e tutti i suoi collaboratori o una sola categoria di essi.

L’indennità sostitutiva di mensa è considerata a tutti gli effetti parte integrante della retribuzione, pertanto viene inserita in busta paga.

La retribuzione del lavoratore dipendente che figura in busta paga è composta da due categorie principali di voci:

• elementi della retribuzione ordinaria, che comprende la paga base, gli scatti individuali, le indennità di funzione, gli elementi derivanti dalla contrattazione di secondo livello;

• elementi della retribuzione straordinaria, che comprende le varie indennità erogate dal datore di lavoro al dipendente, compresa l’indennità sostitutiva di mensa.

L’importo dell’indennità sostitutiva di mensa che andrà inserito in busta paga è determinato dalla somma giornaliera stabilita a titolo di indennizzo per il lavoratore che consuma il pasto fuori casa durante l’orario di lavoro, moltiplicata per i giorni in cui il lavoratore è stato presente in azienda. In tale modo si ottiene l’importo lordo che verrà inserito in busta paga. Alcune aziende, invece di stabilire una somma giornaliera forfettaria, preferiscono fissare una somma oraria. In questo caso, tale somma (che può essere, ad esempio, di €1,00 all’ora) va moltiplicata per le ore di lavoro svolte dal dipendente durante il mese. Il risultato che si ottiene sarà l’indennità sostitutiva di mensa lorda che verrà inserita nel cedolino.

Perché si parla di indennità lorda? Perché, essendo considerata parte integrante della retribuzione, l’indennità di mensa è interamente soggetta a tassazione e contribuzione.

La normativa di riferimento per stabilire quali siano i benefit e le somme erogate dal datore di lavoro al lavoratore considerate parte integrante del reddito da lavoro dipendente è il TUIR, il Testo Unico delle Imposte sui Redditi.

Secondo quanto stabilito dall’articolo 51 del TUIR, “Determinazione del reddito da lavoro dipendente” l’indennità sostitutiva di mensa contribuisce per intero alla formazione del reddito da lavoro dipendente. Nello stesso articolo del TUIR sono specificate alcune eccezioni riguardanti specifiche indennità e prestazioni sostitutive di vitto.

In particolare, alla lettera c, viene specificato che non concorrono alla formazione del reddito:

• le prestazioni sostitutive delle somministrazioni di vitto fino all’importo complessivo giornaliero di euro 4, aumentato a euro 8 nel caso le stesse siano rese in forma elettronica (buoni pasto cartacei ed elettronici);

• le indennità sostitutive delle somministrazioni di vitto corrisposte agli addetti ai cantieri edili, ad altre strutture lavorative a carattere temporaneo o ad unità produttive situate in zone dove non siano presenti strutture o servizi di ristorazione, fino all'importo complessivo giornaliero di euro 5,29.

Secondo quanto stabilito dalla legge, perciò, in tutti i casi diversi da quello indicato nella lettera c, l’indennità sostitutiva di mensa è totalmente soggetta sia all’imposizione fiscale (IRPEF), sia ai contributi INPS.

Anche se alcuni datori di lavoro preferiscono corrispondere ai dipendenti un’indennità sostitutiva di mensa in busta paga, invece di offrire loro un benefit come la mensa diffusa o il buono pasto, questa è una scelta poco vantaggiosa sia per i lavoratori, sia per le aziende.

Spesso si pensa che ai dipendenti faccia più piacere ricevere una somma in denaro da spendere liberamente. In realtà, molti tra gli studi e i sondaggi effettuati nell’ambito del welfare aziendale e dei benefit erogati ai lavoratori hanno dimostrato come agevolazioni e servizi di welfare adatti alla loro età e situazione familiare siano più apprezzati.

Ma torniamo all’indennità di mensa. Perché non rappresenta una scelta vantaggiosa?

L’indennità sostitutiva di mensa non è la scelta più vantaggiosa soprattutto perché, pur corrispondendo al lavoratore una generosa somma in busta paga, questa verrà poi erosa dall’IRPEF e dagli oneri previdenziali a carico dei dipendenti. Allo stesso modo, l’azienda che decida di scegliere questa misura per ovviare alla mancanza di una mensa interna, dovrà pagare per intero gli oneri previdenziali a suo carico, calcolati sulle somme versate.

I buoni pasto, invece, non concorrono a formare il reddito da lavoro dipendente se non per la parte che eccede i 4 euro al giorno per i buoni pasto cartacei, e gli 8 euro al giorno per i buoni pasto elettronici. E, quindi, possono essere parzialmente o totalmente esenti da tassazione.

Scegliendo di erogare i buoni pasto invece dell’indennità di mensa, l’azienda non rinuncia i propri vantaggi fiscali, in quanto il loro costo e l’IVA dovuta per il loro acquisto sono interamente deducibili.

Mensa aziendale e prestazioni sostitutive a confronto

In questa tabella abbiamo riepilogato le diverse soluzioni a disposizione dell’azienda per offrire ai lavoratori il servizio di mensa aziendale e il trattamento fiscale a cui sono soggette. Come si può vedere, quando non sia presente un servizio di mensa all’interno dell’azienda, il buono pasto rappresenta la soluzione più vantaggiosa tanto per i lavoratori quanto per le imprese.

TIPO DI PRESTAZIONE	CARATTERISTICHE	TRATTAMENTO FISCALE
Mensa aziendale	Può essere organizzata direttamente dal datore di lavoro all’interno della sede aziendale o essere gestita da soggetti terzi	In nessuno dei due casi i costi sostenuti dall’azienda concorrono alla formazione del reddito da lavoro dipendente
Mensa diffusa	I lavoratori ricevono una card elettronica che abilita il possessore ad essere utilizzata presso un network di esercizi convenzionati al fine di consumare un pasto. La card può essere usata solo nei giorni di lavoro a un determinato orario	Questa prestazione sostitutiva è assimilata alla mensa aziendale, pertanto i costi sostenuti dall’azienda non concorrono alla formazione del reddito da lavoro dipendente
Buoni pasto	I buoni pasto possono essere cartacei o elettronici ed hanno un valore predeterminato. Il buono pasto è cumulabile fino a un numero massimo di 8 buoni e può essere usato presso gli esercizi convenzionati per acquistare pasti già pronti o prodotti alimentari	I buoni pasto non concorrono alla formazione del reddito da lavoro dipendente nella misura di 4 euro al giorno (i buoni cartacei) e di 8 euro al giorno (i buoni elettronici). Il costo sostenuto dall’azienda per il loro acquisto è interamente deducibile dalle tasse, così come l’IVA dovuta
Indennità di mensa	È un importo che viene erogato in busta paga ai lavoratori dalle aziende che non hanno una mensa aziendale	Concorre per intero alla formazione del reddito da lavoro dipendente salvo che venga erogata ai lavoratori dei cantieri edili, ai dipendenti di aziende che non si trovino nelle vicinanze di servizi di ristorazione ed ai dipendenti ubicati in strutture temporanee; in questi casi la somma erogata è esente dalla tassazione fino al limite di 5,29 euro al giorno

Differenze tra l’erogazione dei buoni pasto e dell’indennità di mensa in busta paga: esempi

Prendiamo ad esempio un’azienda che decida di erogare ai dipendenti dei buoni pasto del valore di 7,50 euro e facciamo il confronto con un’indennità di mensa in busta paga di pari importo.

Poniamo il caso che Giovanni, uno dei suoi dipendenti, abbia lavorato per 10 giorni, nel mese di maggio, ricevendo 10 buoni pasto elettronici dal valore di 7,50 euro per un totale di 75,00 euro, o il pagamento di un’indennità di mensa di pari valore.

Vantaggi per il dipendente con buono pasto elettronico

Valore dei buoni pasto	75,00 €
Inps carico dipendente (9,19%)	0,00 €
Irpef dipendente (aliquota 27%)	0,00 €
Importo spendibile con Buono Pasto	75,00 €

Importo spendibile con indennità sostitutiva di mensa

Maggior importo in busta paga	75,00 €
Inps carico dipendente (9,19%)	6,90 €
Irpef dipendente (aliquota 23%)	15,67 €
Totale oneri a carico del dipendente	22,56 €
Importo spendibile con indennità di mensa in busta paga	52,44 €

Vantaggi per l’azienda con l’erogazione dei buoni pasto elettronici

Valore facciale buono pasto (7,50 x 10)	75,00 €
Inps carico azienda (30% circa)	0,00 €
TFR, rateo 13ma, rateo 14ma	0,00 €
Irap 3,9%	0,00 €
Costo aziendale	75,00 €

Spesa per l’azienda con indennità di mensa

Maggior importo in busta paga	75,00 €
Inps carico azienda (30% circa)	22,50 €
TFR, rateo 13ma, rateo 14ma (*)	18,75 €
Irap 3,9%	2,92 €
Costo aziendale	119,17 €
(*) importo indicativo