Costo del personale: come ridurlo e risparmiare con i dipendenti

Ridurre l’organico non è la soluzione migliore per abbattere i costi del personale. Dal welfare aziendale all’esternalizzazione, ecco tutte le strategie possibili.

Il costo del personale, soprattutto a causa della forte pressione fiscale che grava sullo stipendio lordo, è uno dei costi aziendali che pesano maggiormente sul bilancio di un’azienda. Molti imprenditori, quando si trovano a fare i conti con questa voce di spesa, per ridurla scelgono la strada del licenziamento. Così facendo, però, non abbattono solo il costo del personale, ma impoveriscono l’azienda. Come fare, quindi, a ridurre il costo del personale senza perdere risorse preziose? Te lo spieghiamo in questo articolo.

• Che cosa si intende per costo del personale?

• Come si calcola il costo del personale

• Come ridurre i costi del personale: L'esempio del welfare aziendale

• Altre soluzioni per ridurre il costo del personale

Quando si parla di costo del personale non si intende solo la somma delle retribuzioni lorde che si possono trovare in busta paga.

Il costo del personale è composto da molteplici voci di spesa, che possono essere divise in due categorie principali:

• costo diretto del lavoro, che include gli stipendi dei dipendenti, è direttamente legato alla produzione;

• il costo indiretto del lavoro, non direttamente legato alla produzione, che include tutti quegli elementi che servono a consentire lo svolgimento dell’attività di ogni singolo lavoratore.

In contabilità, all’interno del bilancio aziendale, il costo del personale si colloca alla voce B9, che, tra gli elementi principali, comprende: salari e stipendi, oneri sociali, TFR (Trattamento di Fine Rapporto).

Per un’azienda che voglia mantenersi in attivo e ottimizzare il costo del lavoro è importante conoscere esattamente il costo del personale e sapere quanto ciascuna voce che lo compone incida sul bilancio.

Il calcolo del costo del personale si esegue sommando una serie di costi diretti e indiretti:

COSTO RAL + COSTO DEI CONTRIBUTI + ALTRI COSTI ED ONERI DEL PERSONALE

Per calcolare il costo del personale, quindi, non bisogna prendere in considerazione solo la RAL (Retribuzione Annua Lorda) e le quote di TFR versate dall’azienda ai lavoratori a tempo determinato e indeterminato. Al calcolo vanno aggiunte anche quelle voci di spesa non direttamente legate alla produzione, come ad esempio:

• compensi corrisposti a consulenti e collaboratori esterni;

• compensi corrisposti a studi di consulenza dell’area risorse umane;

• spese per l’acquisto di strumenti a favore della gestione del personale;

• compensi corrisposti a società di consulenza per le attività di ricerca e selezione del personale;

• spese sostenute per l’erogazione del servizio di mensa o per l’acquisto di buoni pasto;

• spese sostenute per la formazione del personale;

• costi sostenuti per garantire il benessere e il miglioramento delle condizioni di lavoro del personale;

• spese sostenute per il versamento di indennità riservate al personale in trasferta.

Il costo del personale viene spesso considerato un costo fisso perché, generalmente, non aumenta all’aumentare del volume di produzione. Tuttavia, considerarlo in questo modo può essere un errore, perché le voci che lo compongono possono variare in relazione a diversi fattori come il tipo di contratto di lavoro o il grado di automazione aziendale.

Il welfare aziendale è uno degli strumenti principali che i datori di lavoro hanno a disposizione per ridurre il costo del personale. La maggior parte dei contratti collettivi di categoria obbliga le aziende ad offrire ai lavoratori delle misure di welfare. Misure che, proprio perché previste dalla contrattazione collettiva, sono totalmente deducibili dalle tasse. Inoltre, molti dei benefit e delle misure contenute nei piani di welfare sono esenti da tassazione tanto per il lavoratore quanto per l’impresa, poiché volti a migliorare il benessere dei lavoratori e la conciliazione vita-lavoro.

Adottare un piano di welfare aziendale consente all’azienda non solo di risparmiare sui costi del personale, ma anche di ridurre il cuneo fiscale, cioè la differenza tra lo stipendio netto e lo stipendio lordo dei lavoratori.

Ma quali sono le misure di welfare più diffuse e utili per ridurre il costo del personale?

• erogazione di benefit

• offrire ai lavoratori la possibilità di convertire il premio di produzione in servizi di welfare

• istituzione della banca ore

• formazione continua

• smart working

Erogazione di benefit

I benefit che un’azienda può offrire ai propri collaboratori sono di due tipi:

• fringe benefit, considerati compensi in natura accessori, godono di detrazioni parziali dalla tassazione se il loro valore non supera le soglie stabilite dall’articolo 51 del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi)

• flexible benefit, considerati compensi complementari rispetto alla retribuzione, sono totalmente esenti da tassazione.

Tra i fringe benefit più diffusi e apprezzati ci sono i buoni pasto (che godono anche di IVA agevolata e interamente deducibile dalle tasse per il datore di lavoro), l’auto e il telefono aziendale, i buoni carburante, i voucher welfare.

Tra i flexible benefit più vantaggiosi per lavoratori e aziende ci sono invece l’adesione a fondi pensione complementari, i rimborsi delle spese di viaggio del lavoratore e delle spese sostenute per l’istruzione dei figli, l’adesione a forme di assicurazione sanitaria integrativa e l’istituzione di borse di studio per i figli dei dipendenti.

Offrire ai lavoratori la possibilità di convertire il premio di produzione in servizi di welfare

Oggi la maggior parte delle aziende pianifica il proprio lavoro utilizzando il metodo della gestione per obiettivi, che prevede di misurare le performance dei lavoratori e la loro produttività fissando degli obiettivi individuali e collettivi. Solitamente, al raggiungimento di questi obiettivi, al lavoratore viene erogato un bonus. Bonus che, nella maggior parte dei casi, è in denaro.

Il premio in denaro, però, ha lo svantaggio di essere soggetto a tassazione tanto per il lavoratore quanto per il datore di lavoro. Offrire ai propri dipendenti la possibilità di convertire il proprio premio di produttività in servizi di welfare, come ad esempio dei contributi previdenziali da versare nel fondo pensionistico complementare, permette sia all’azienda che al lavoratore di risparmiare, in quanto l’importo erogato sotto forma di servizi welfare non viene tassato.

Istituzione della banca ore

Una delle agevolazioni che i lavoratori chiedono alle aziende è la flessibilità oraria. Flessibilità che può essere concessa anche sotto forma di permessi aggiuntivi derivanti dall’istituzione della banca ore.

Grazie a questo istituto, le ore di lavoro straordinario effettuate dai lavoratori non vengono pagate in busta paga con la maggiorazione spettante per il lavoro svolto al di fuori del normale orario di lavoro, ma vengono accantonate nella banca ore e trasformate in permessi aggiuntivi.

Con la banca ore, non solo i lavoratori possono godere di maggiore flessibilità oraria, ma le aziende risparmiano sul costo del lavoro. Queste ore, infatti, non sono retribuite con la maggiorazione spettante per il lavoro straordinario, se non nel momento in cui scada il termine per il loro utilizzo e il lavoratore non abbia ancora goduto dei permessi aggiuntivi che gli spettano per averle accantonate.

Formazione continua

Offrire ai dipendenti una formazione continua permette di accrescere le loro competenze e valorizzarne le attitudini. Inoltre ha un impatto positivo sulla produttività e sull’immagine dell’azienda, che può migliorare anche la sua competitività. I costi della formazione offerta ai dipendenti sono quasi sempre detraibili dalle tasse. Inoltre, anche per il 2021, le imprese che decidono di offrire ai collaboratori percorsi di formazione in ambito tecnologico e digitale possono accedere al credito d’imposta formazione 4.0.

Smart working

Lo smart working è una forma di lavoro agile che non solo permette alle aziende di favorire la conciliazione vita-lavoro dei collaboratori, ma le aiuta a contenere i costi di gestione degli spazi (affitto, utenze, manutenzione). Secondo quanto riportato in un approfondimento de “Il Sole 24 Ore”, offrendo ai lavoratori la possibilità di accedere allo smart working per uno o più giorni a settimana, un’impresa può arrivare a risparmiare dai 4 ai 6 mila euro annui a dipendente.

Piani di welfare: la soluzione per offrire benefit ai dipendenti mantenendo sotto controllo i costi

Decidere in anticipo quali siano i benefit più idonei a soddisfare le esigenze dei lavoratori e stanziare un budget che permetta di tenere sotto controllo la spesa è il modo migliore per rendere il welfare aziendale una vera opportunità di risparmio sul costo del lavoro e un’occasione di crescita. Per riuscire a fare ciò, è necessario creare un piano di welfare calibrato sulle necessità dell’impresa e dei suoi dipendenti.

Questi piani possono essere creati direttamente dal reparto risorse umane dell’azienda oppure in collaborazione con provider specializzati in questo campo come Up Day, che mette a disposizione delle imprese la piattaforma Day Welfare per la creazione e la gestione di piani di welfare studiati su misura.

Oltre all’adozione di un piano di welfare calibrato sulle esigenze dell’azienda e dei dipendenti, ci sono altre misure che un’azienda può mettere in atto per ridurre i costi del lavoro diretti e indiretti. Tra i principali ci sono:

• esternalizzazione del lavoro (outsourcing)

• lavoro in somministrazione

• agevolazioni fiscali per nuove assunzioni

Esternalizzazione del lavoro (outsourcing)

L’esternalizzazione di determinate attività (outsourcing), può aiutare ad abbattere il costo del lavoro. Per ottenere un risparmio reale, tuttavia, le aziende devono eseguire un’analisi accurata dei costi sostenuti per mantenere in house le attività che vorrebbero esternalizzare e scegliere attentamente i partner a cui affidarle.

Tra le attività che possono essere affidate a professionisti e società di consulenza esterne ci sono:

• attività amministrative e finanziarie;

• risorse umane;

• area legale;

• marketing e comunicazione;

• sicurezza e controllo qualità.

Lavoro in somministrazione

Questa soluzione è utile per tutte quelle imprese che, in determinati periodi dell’anno, si trovino ad affrontare dei picchi di produzione o dei progetti per cui servono anche competenze che non sono normalmente presenti in azienda.

Con il lavoro in somministrazione, il costo dei lavoratori che prestano la loro opera per l’azienda con questa modalità è meno oneroso, perché l’agenzia a cui si affida l’azienda si occupa di selezionare la manodopera e di pagare lo stipendio.

Agevolazioni fiscali per nuove assunzioni

Anche per il 2021 le aziende che assumono nuovi collaboratori possono usufruire di agevolazioni fiscali, come lo sgravio contributivo totale per le imprese che assumono giovani fino a 36 anni di età, donne in condizioni di svantaggio e persone over 50.