Incassare i buoni pasto | Approfondimenti

Come incassare i buoni pasto: cosa deve sapere l’esercente?

Una guida per gli esercizi convenzionati che accettano i buoni pasto come mezzo di pagamento: come incassarli, gestirli e richiederne il rimborso.


Il buono pasto è un servizio sostitutivo di mensa che molte aziende scelgono di erogare ai propri dipendenti come benefit. I lavoratori possono usare i buoni pasto presso gli esercizi pubblici (bar, ristoranti, supermercati), per acquistare pasti già pronti o altri prodotti alimentari. Al momento di pagare, invece del denaro, il lavoratore in pausa pranzo consegna all’esercente convenzionato uno o più buoni pasto, che possono essere sia cartacei, sia elettronici.


Ma cosa deve fare l’esercente per incassare i buoni pasto? E come fa a chiederne il rimborso alla società emettitrice?
Continua a leggere e troverai le risposte a queste e altre domande sul modo in cui deve comportarsi un’esercente quando riceve dei buoni pasto come mezzo di pagamento.

Come incassare i buoni pasto?

Partiamo dall’inizio, cioè dal momento in cui il dipendente di un’azienda, dopo aver acquistato un pasto già pronto o dei prodotti alimentari da un’esercente decida di pagare con i buoni pasto ricevuti dal datore di lavoro.


Iniziamo col dire che il lavoratore potrà pagare solo i generi alimentari che ha acquistato. Perciò, se la tua attività è, ad esempio, un supermercato e il tuo cliente ha messo nel carrello anche il detersivo per i piatti o la carta forno, non potrà pagarli con i buoni pasto, ma ti dovrà dare la differenza in denaro.


Ma torniamo ai prodotti alimentari acquistati dal lavoratore. Per pagarli il cliente può usare fino a 8 buoni cartacei o elettronici, non di più. Inoltre, se il valore dei buoni eccede l’importo dovuto, non ha diritto a ricevere il resto.


Come incassare i buoni cartacei

Fatte queste dovute premesse, vediamo come incassare i buoni cartacei. Dopo aver calcolato l’importo dovuto e quanti buoni pasto siano necessari per coprirlo, il cliente dovrà firmare i buoni pasto e apporre su di essi la data di utilizzo. Solo allora l’esercente potrà incassarli, emettendo uno scontrino con la dicitura “corrispettivi non riscossi”, comprensivo di IVA al 10%, perché il pagamento vero e proprio avverrà solo nel momento in cui presenterà la fattura alla società emettitrice.


Come incassare i buoni pasto elettronici

I buoni pasto elettronici vengono caricati dal datore di lavoro su una card elettronica. Per incassarli, l’esercente non può usare il POS dedicato alle transazioni con Bancomat o carta di credito, ma deve dotarsi di un apposito POS fornito dalla società emettitrice.


Al momento di ricevere un pagamento con i buoni elettronici, l’esercente inserirà la card all’interno del POS e scalerà l’importo dovuto, rilasciando al cliente lo scontrino del POS che indica l’importo speso, l’eventuale somma residua da versare e il numero di buoni ancora utilizzabili. Dovrà, inoltre, emettere lo scontrino fiscale con la dicitura “corrispettivi non riscossi”.

Come incassare i buoni pasto Day?

I partner Day hanno a disposizione diverse modalità per riscuotere i buoni pasto Day. Quella più semplice e vantaggiosa è di sicuro la App POS Up Day. Gli esercenti possono usarla in sostituzione del POS tradizionale per accettare sia i buoni pasto cartacei, sia i buoni pasto elettronici, sia il pagamento con il codice o QR code dei clienti che hanno caricato i loro buoni pasto sulla App dedicata.


Questa App può essere utilizzata per incassare i buoni pasto alla cassa, direttamente al tavolo del cliente e, addirittura, per gli acquisti effettuati da remoto o con consegna a domicilio. Se si accettano in pagamento i buoni cartacei, ne verifica in tempo reale la validità e convalida il pagamento.

Come gestire i buoni pasto incassati

Incassare i buoni pasto è solo il primo passo per gli esercizi commerciali affiliati. Il successivo è la gestione dei buoni pasto al fine di richiederne il rimborso.


Ci sono diversi modi di gestire i buoni pasto incassati. Tutto dipende dal tipo di buoni e dagli strumenti che si è scelto di utilizzare.


Normalmente, quando riceve i buoni cartacei, l’esercente li conserva fino a fine mese, quando, dopo averli contati ed aver emesso una fattura di valore pari all’importo dei buoni, li spedisce alla società emettitrice perché vengano convalidati e rimborsati.


Se, invece, l’esercente incassa dei buoni pasto elettronici, che vengono già validati al momento del pagamento da parte del cliente, dovrà solo emettere la fattura a fine mese.


Day mette a disposizione dei partner affiliati diversi strumenti che rendono più semplice la gestione dei buoni pasto ritirati, sia in forma cartacea, sia in forma elettronica


In particolare, grazie all’App POS Up Day o a un apposito lettore di codice a barre, è possibile validare immediatamente tutti i buoni cartacei ricevuti, senza doversi preoccupare di spedirli, con il rischio che vadano smarriti


Chi preferisce usare il metodo tradizionale, invece, ha la possibilità di snellire il processo ed emettere una fattura settimanale anziché mensile grazie al servizio Pagosubito: l’esercente, dopo aver consultato il calendario Day Pagosubito, potrà portare i buoni da rimborsare in uno dei tanti punti di consegna in Italia; i buoni pasto verranno spediti in sicurezza, con una spedizione tracciabile e l’esercente potrà ricevere il rimborso in soli 8 giorni.


Il servizio Pagosubito è attivabile anche per i buoni pasto elettronici: dopo essersi registrato sulla piattaforma dedicata, l’esercente potrà fatturare online, settimanalmente, le transazioni elettroniche avvenute nel suo locale.


Inoltre, l’esercente ha a disposizione alcuni tool che consentono di verificare la validità dei buoni pasto cartacei ritirati e compilare la fattura.


Day Click: l’area riservata dedicata ai partner affiliati

I partner affiliati Day possono facilmente gestire i buoni pasto ritirati attraverso l’area riservata del portale Day Click a loro dedicata. Dopo essersi registrati con il codice affiliato, si può tenere sotto controllo il numero dei buoni pasto ricevuti, controllarne la validità ed emettere la fattura elettronica.

Fatturazione dei buoni pasto: come funziona?

La fatturazione dei buoni pasto avviene una volta al mese o una volta a settimana se si è scelto di usufruire di un servizio come Day Pagosubito messo a disposizione da Up Day.


Nella fattura deve essere indicato il numero di ticket incassati per ogni tipologia di buono, il loro valore facciale e lo sconto applicato (lo sconto è quello che viene proposto dall’affiliato alla società emittente al momento della stipula del contratto di affiliazione).


Dopo aver calcolato l’importo totale dei buoni da rimborsare, l’esercente procede allo scorporo della base imponibile ai fini IVA e calcola l’IVA dovuta applicando l’aliquota del 10%.


Anche se è già stata inserita nello scontrino fiscale al momento dell’incasso del buono, l’IVA deve essere inserita anche all’interno della fattura. Non bisogna temere di pagarla due volte perché l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che l’esercente è tenuto a liquidare l’IVA sui buoni pasto una volta sola.

Esistono commissioni sull'incasso dei buoni pasto?

Sì, esistono delle commissioni sull’incasso dei buoni pasto. L’importo delle commissioni viene stabilito nel contratto di affiliazione stipulato tra esercente e società emettitrice.


Grazie a Day Market, tuttavia, i partner affiliati hanno la possibilità d fare la spesa per il loro esercizio commerciale direttamente online e recuperare l’intero importo della commissione attraverso gli sconti presenti sui prodotti dell’e-commerce Day riservato ai suoi affiliati.