Come contabilizzare i buoni pasto? Le scritture contabili per il datore di lavoro

L’acquisto, la cessione e l’erogazione dei buoni pasto sono tutte operazioni che devono essere contabilizzate. Scopri quali sono le scritture contabili che datore di lavoro ed esercenti sono obbligati ad effettuare.

I buoni pasto rappresentano un servizio sostitutivo di mensa e vengono erogati come benefit ai lavoratori dipendenti delle aziende che non hanno una mensa aziendale, o come alternativa a quest’ultima. L’acquisto, l’erogazione e la cessione dei buoni pasto, così come il ritiro da parte dell’esercente, sono tutte azioni che danno luogo a scritture contabili ben precise. In questa guida ti spieghiamo quali sono le scritture contabili per il datore di lavoro e per gli esercenti e in che modo si rilevano i buoni pasto in busta paga.

Buoni pasto: a quali tasse sono soggetti?

Prima di addentrarci nel mondo delle scritture contabili e della partita doppia dobbiamo parlare brevemente della tassazione dei buoni pasto. Come la maggior parte dei beni e servizi, i buoni pasto sono soggetti all’IVA:

ai buoni pasto elettronici viene applicata l’aliquota agevolata del 4%, e l’IVA può essere interamente dedotta dalle aziende che li erogano ai propri dipendenti;
anche ai buoni pasto cartacei viene applicata l’aliquota del 4% e l’IVA può essere interamente dedotta dalle aziende che li erogano ai propri dipendenti;
nel momento in cui un esercente accetta i buoni pasto come mezzo di pagamento dovrà emettere uno scontrino con la dicitura “corrispettivo non incassato” per il servizio di somministrazione di alimenti che ha reso al dipendente. L’esercente fatturerà quindi i buoni alla società emettitrice ed applicherà sia ai buoni cartacei, sia ai buoni elettronici un’aliquota del 10%.

Trattandosi di fringe benefits, i buoni pasto sono parzialmente soggetti a tassazione IRPEF e a contribuzione INPS e concorrono alla formazione del reddito da lavoro dipendente se superano la soglia di esenzione stabilita dalla normativa (art. 51 del TUIR-Testo Unico delle Imposte sui Redditi). Soglia che è fissata a 4 euro per i buoni pasto cartacei e a 8,00 euro per i buoni pasto elettronici.

Per il datore di lavoro, il costo sostenuto per l’acquisto dei buoni pasto è interamente deducibile.

Contabilizzazione dei buoni pasto: quali sono le scritture contabili per il datore di lavoro?

Il datore di lavoro che scelga i buoni pasto al fine di erogare il servizio sostitutivo di mensa per i suoi dipendenti, è tenuto ad eseguire alcuni adempimenti e specifiche registrazioni contabili:

nel momento in cui acquista i buoni pasto, sia cartacei che elettronici, dalla società emettitrice;
nel momento in cui consegna i buoni pasto ai dipendenti oppure momento in cui i buoni elettronici sono utilizzabili;
nel momento in cui la società emettitrice invia al datore di lavoro la fattura dei buoni pasto elettronici erogati con la modalità della mensa diffusa.

Scritture contabili da effettuare all’acquisto e alla consegna dei buoni pasto cartacei ed elettronici

Supponiamo che un’azienda, nel mese di aprile, acquisti dalla società emettitrice buoni pasto per un valore di 2800 euro, gravati di IVA con aliquota agevolata al 4%.

Al momento dell’acquisto l’azienda deve rilevare la voce fornitori buoni pasto nell’Attivo circolante dello Stato Patrimoniale (C5- quarter).

Stato Patrimoniale

	DARE	AVERE
DEBITO V/FORNITORI (STATO PATRIMONIALE D7)		2912,00
FORNITORI BUONI PASTO (STATO PATRIMONIALE C5-QUATER)	2800,00
IVA SU ACQUISTI DETRAIBILE 4% (STATO PATRIMONIALE D12)	112,00

Mettiamo il caso che l’azienda, nel mese di maggio, abbia erogato ai dipendenti buoni pasto per un valore di 1500 euro.

Al momento della erogazione dei buoni pasto ai dipendenti, il costo sostenuto per l’acquisto deve essere rilevato nel Conto Economico, alla voce Costi per Servizi (B.7), con la dicitura costi per buoni pasto ai dipendenti. Contestualmente, nello Stato Patrimoniale, si rileva in avere l’importo corrispondente ai buoni erogati alla voce fornitori buoni pasto

	DARE	AVERE
FORNITORI BUONI PASTO (STATO PATRIMONIALE C5 QUATER)		1500,00
COSTI PER BUONI PASTO AI DIPENDENTI (CONTO ECONOMICO B7)	1500,00

Scritture contabili da effettuare nel caso di buono pasto erogato su card elettronica nell’ipotesi della c.d. “mensa diffusa”

Prendiamo il caso in cui l’azienda stipuli con la società emettitrice un contratto per la fornitura ai suoi dipendenti di una card elettronica abilitata per essere utilizzata nei giorni di presenza e negli orari definiti dal datore di lavoro e con la quale il dipendente abbia diritto ad ottenere un pasto ad un valore predefinito (c.d. mensa diffusa). La fattura che il datore di lavoro riceverà dalla società emettitrice conterrà solamente i buoni effettivamente utilizzati dai lavoratori e quindi, in questo caso, l’azienda pagherà solamente i buoni pasto effettivamente utilizzati.

Ad esempio: nel mese di maggio la società emettitrice invia all’azienda una fattura per l’acquisto di 100 buoni pasto forniti in modalità mensa diffusa del valore di 8,50 euro ciascuno.

In questo caso il datore di lavoro dovrà registrare l’acquisto dei buoni pasto solo nel momento in cui riceverà la fattura. Nello Stato Patrimoniale si rileva il debito verso i fornitori (D7), mentre nel Conto Economico si rilevano le spese sostenute per l’acquisto dei buoni pasto, alla voce costi per servizi (B7).

	DARE	AVERE
DEBITO V/FORNITORI (STATO PATRIMONIALE D7)		884,00
SPESE PER BUONI PASTO (CONTO ECONOMICO B7)	850,00
IVA SU ACQUISTI DETRAIBILE 4% (STATO PATRIMONIALE D12)	34,00

Come rilevare in busta paga i buoni pasto?

I buoni pasto non devono solo essere registrati tra le voci del bilancio aziendale, ma devono anche essere rilevati in busta paga. Dal momento, però, che fino a un certo importo sono esenti da tassazione e contribuzione, in busta paga verranno rilevati indicando sia la quota esente, sia la quota imponibile.

Mettiamo il caso che un’azienda eroghi a ciascuno dei suoi dipendenti dei buoni pasto cartacei del valore di 6,50 euro l’uno, e che un dipendente, nel mese di maggio, abbia diritto a 25 buoni pasto:

alla voce buoni pasto esenti verrà indicato l’importo di 100 euro (25 x €4,00=€100,00)
alla voce buoni pasto soggetti andrà indicato l’importo di 87,50 euro (25 x €2,50=€62,50)

DESCRIZIONE IN BUSTA PAGA
BUONI PASTO ESENTI	100,00
BUONI PASTO SOGGETTI	62,50

Se la stessa azienda eroga ai suoi dipendenti buoni pasto elettronici dello stesso importo indicato nell’esempio sopra, quel lavoratore, nella busta paga di maggio, troverà solo la voce buoni pasto non soggetti o esenti, perché i buoni elettronici sono esenti da tassazione e contribuzione fino alla soglia di 8 euro a buono.

DESCRIZIONE IN BUSTA PAGA
BUONI PASTO ESENTI	162,50

Per gli esercenti: come contabilizzare i buoni pasto?

Anche gli esercizi convenzionati con la società emettitrice sono tenuti a contabilizzare i buoni pasto. L’esercente di un ristorante, tavola calda, bar o supermercato dove il lavoratore si reca per consumare il pasto o acquistare generi alimentari pronti all’uso, è tenuto ad effettuare le registrazioni contabili nei due seguenti momenti:

al momento della somministrazione del pasto o dell’acquisto dei generi alimentari pronti all’uso;
al momento dell’emissione della fattura nei confronti della società emettitrice.

Facciamo un esempio concreto. Il ristorante Da Giuseppe nel giorno 10 aprile ha riscosso 2 buoni pasto da 10,00 euro per il pagamento di un pasto dello stesso importo.

Al momento del pagamento da parte dei clienti, l’esercente emette uno scontrino dello stesso valore del buono con la dicitura “corrispettivo non incassato”. Nell’importo indicato sullo scontrino è compresa anche l’IVA al 10% che dovrà essere versata dall’esercente solo quando quest’ultimo avrà emesso la fattura nei confronti della società emettitrice al fine di ottenere il pagamento dei buoni pasto (risposta a interpello dell’Agenzia delle Entrate n. 394/2019).

A fine giornata vengono registrate le scritture contabili.

	DARE	AVERE
CORRISPETTIVI NON RISCOSSI	20,00
RICAVI		18,18
IVA NON ESIGIBILE		1,82

A fine mese l’esercente emette la fattura nei confronti della società emettitrice per ottenere il pagamento dei buoni pasto incassati. Mettiamo il caso che in un mese abbia incassato 100 buoni pasto del valore di 10 euro ognuno. Il calcolo della fattura, e di conseguenza dell’importo dovuto dalla società emettitrice avviene in questo modo:

BUONI PASTO INCASSATI	1000,00
SCONTO DEL 10%	-100,00
IMPORTO AL NETTO DELLO SCONTO	900,00
BASE IMPONIBILE AI FINI IVA (900/1,1)	818,18
IVA (818,18X10%)	81,82
TOT FATTURA	900,00

Al momento dell’emissione della fattura in contabilità si rileva:

il credito verso la società emettitrice;
la rettifica del ricavo rispetto a quello annotato nei corrispettivi dovendo tenere conto dello sconto concesso alla società emettitrice;
l’IVA esigibile eseguendo il giroconto della voce IVA non esigibile;
la chiusura del conto Corrispettivi non riscossi.

	DARE	AVERE
CREDITI V/SOCIETA’ EMETTITRICE	900,00
RICAVI	90,91
IVA NON ESIGIBILE	90,91
CORRISPETTIVI NON RISCOSSI		1000,00
IVA A DEBITO		81,82

Esiste anche un secondo metodo per contabilizzare i buoni pasto, che consiste nel registrare le scritture contabili relative ai buoni pasto solo al momento dell’emissione della fattura. In questo caso, la registrazione in partita doppia andrà eseguita in questo modo.

	DARE	AVERE
CREDITI V/SOCIETA’ EMETTITRICE	900,00
RICAVI		818,18
IVA A DEBITO		81,82

Pagamenti sicuri e veloci con i servizi Day

Day offre agli esercenti partner diversi strumenti per rendere facile e veloce la gestione e il rimborso dei buoni pasto ricevuti in pagamento. Come il servizio Pagosubito, disponibile sia per i buoni cartacei, sia per i buoni elettronici, e la dematerializzazione, che consente di registrare i buoni pasto non appena li si riceve.

Inoltre, grazie al calcolatore presente sul sito, i partner possono calcolare in tempo reale l’importo della fattura da inviare a Up Day per ricevere il pagamento dei buoni.