Buoni pasto: una guida completa per le aziende

I buoni pasto sono tra i benefit aziendali più apprezzati dai lavoratori. In questa guida completa ai buoni pasto per le aziende, troverai tutte le risposte alle domande sui buoni pasto e potrai scoprire quanto sia vantaggioso offrirli ai tuoi dipendenti.

I buoni pasto rappresentano un servizio sostitutivo di mensa molto diffuso e apprezzato tanto dai lavoratori quanto dalle aziende. Disponibili in formato cartaceo ed elettronico, consentono ai lavoratori dipendenti di risparmiare sulla pausa pranzo, perché costituiscono un mezzo di pagamento che possono utilizzare per acquistare il pasto presso uno dei tanti esercizi convenzionati.

A trarre beneficio dall’uso dei buoni pasto, tuttavia, non sono solo i dipendenti. Anche il datore di lavoro, scegliendoli, può usufruire di numerosi vantaggi fiscali ed economici, ed altri meno tangibili, come l’aumento della soddisfazione dei lavoratori. Vantaggi di cui non beneficiano solo le grandi aziende, ma anche le piccole e medie imprese. Ecco come funzionano i buoni pasto e quali vantaggi puoi ottenere erogandoli ai tuoi collaboratori.

Come funzionano i buoni pasto per le aziende

I buoni pasto fanno parte dei benefit aziendali che un’impresa può offrire ai propri collaboratori. A meno che non siano compresi nei contratti collettivi della categoria di appartenenza, le aziende non sono obbligate ad erogarli ai lavoratori. In assenza di una mensa aziendale, un’impresa può anche scegliere di versare in busta paga un’indennità in denaro. Tuttavia, molte aziende preferiscono i buoni pasto ad altre soluzioni.

I buoni pasto rappresentano, infatti, la scelta più semplice e vantaggiosa per provvedere alla pausa pranzo dei propri collaboratori.

Di buoni pasto ne esistono due tipologie:

buoni pasto cartacei
buoni pasto elettronici

I primi sono raccolti all’interno di un blocchetto che dovrà essere consegnato ai lavoratori all’inizio di ogni mese. I buoni elettronici, invece, devono essere caricati mensilmente su una card elettronica simile a una carta di credito.

Le aziende possono acquistare i buoni pasto presso una società erogatrice come Up Day, che si occupa non solo della produzione e vendita dei ticket e del funzionamento della piattaforma di gestione dei buoni elettronici, ma anche di stipulare delle convenzioni che permettano ai lavoratori di utilizzare i buoni pasto per acquistare pasti già pronti e generi alimentari presso bar e ristoranti, tavole calde e supermercati.

Le aziende che vogliano acquistare i buoni pasto Day hanno a disposizione due soluzioni:

il portale Day Shop dove basta inserire il numero di buoni che si desidera acquistare e seguire le istruzioni per completare la transazione. Una volta completato il pagamento, in pochi giorni verranno recapitati all’azienda i blocchetti acquistati
il portale My Day, dove è possibile acquistare e gestire i buoni elettronici e trovare soluzioni personalizzate per i cartacei

Quanto costano i buoni pasto alle aziende?

Il costo dei buoni pasto, per le aziende, si compone di varie voci:

Il valore facciale del buono pasto
Gli oneri sociali da versare sulla cifra che eccede la soglia di defiscalizzazione (limite fissato dalla legge a 4 euro per i buoni cartacei e a 8 euro per i buoni elettronici)
Il costo della prestazione della società emettitrice che, di solito, fattura il servizio applicando una commissione sull’insieme dei buoni ordinati
Eventuali costi relativi alle spese di consegna, nel caso si acquistino dei buoni cartacei
L’IVA, che per le aziende ha un’aliquota agevolata al 4%

Quali sono i vantaggi dei buoni pasto per le aziende?

Tra le diverse soluzioni a disposizione delle aziende che vogliano offrire un servizio di mensa aziendale ai propri dipendenti, i buoni pasto sono una delle più convenienti, perché permettono all’impresa di ottenere numerosi vantaggi economici e organizzativi, oltre a diversi benefici per la reputazione aziendale.

Vantaggi fiscali ed economici

Due dei maggiori vantaggi fiscali, per le aziende che scelgono di erogare i buoni pasto ai dipendenti, sono la deducibilità e l’esenzione dal versamento degli oneri sociali.

I buoni pasto, infatti, sono esenti dalla tassazione IRPEF e, fino alle soglie di 4 euro per i buoni cartacei e di 8 euro per i buoni elettronici, anche dal versamento dei contributi IRPEF e dall’IRAP.

In questa tabella puoi vedere un esempio del risparmio che può ottenere un’azienda scegliendo di erogare i buoni pasto al posto dell’indennità di mensa in busta paga:

RISPARMIO PER L’AZIENDA
Con buono pasto cartaceo
Valore facciale buono pasto	€7,50
Inps a carico dell’azienda (30% circa)	€1,05
TFR, rateo 13ma, rateo 14ma	€0,84
Irap 3,9%	€0,21
Numero dipendenti	10
Numero buoni/anno per ciascun dipendente	220
Costo aziendale annuo	€21.126,39
Risparmio annuo ottenuto dall’azienda con l’erogazione dei buoni pasto cartacei	€5.287,30

SPESA SOSTENUTA DALL’AZIENDA CON INDENNITÀ IN BUSTA PAGA
Somma erogata in busta paga	€7,50
Inps a carico dell’azienda (30% circa)	€2,25
TFR, rateo 13ma, rateo 14ma	€1,81
Irap 3,9%	€0,45
Numero dipendenti	10
Costo aziendale annuo	€26.413,69

Benefici per la reputazione aziendale

Tra i vantaggi offerti dalla scelta di erogare i buoni pasto ai dipendenti ce ne sono anche altri, meno tangibili, che riguardano la reputazione dell’azienda. I buoni pasto, infatti, rappresentano uno dei benefit maggiormente apprezzati dai lavoratori italiani, specialmente in confronto all’indennità di mensa in busta paga.

Le aziende che erogano i buoni pasto nel contesto di un piano di welfare aziendale ben strutturato e centrato sulle effettive necessità dei dipendenti e dell’azienda stessa potranno sperimentare:

un aumento della produttività
una maggiore soddisfazione dei collaboratori

Soddisfazione che si traduce in un miglioramento della reputazione dell’azienda sia tra i lavoratori, sia nei confronti di altre aziende del settore e dei clienti, sia agli occhi di possibili nuovi collaboratori di talento.

I buoni pasto sono deducibili per le aziende?

Sì, i buoni pasto sono deducibili per le aziende. La spesa sostenuta per il loro acquisto è deducibile al 100%, così come l’IVA.

Purché questo sia possibile, è importante che l’erogazione dei buoni pasto avvenga per adempiere ad un obbligo previsto dal CCNL di riferimento. Se l’impresa sceglie di versarli volontariamente, per avere diritto a questa agevolazione deve erogarli alla totalità dei dipendenti o a una categoria omogenea di lavoratori.

I buoni pasto sono deducibili anche se il dipendente è in smart working?

Con l’arrivo della pandemia e l’estensione dello smart working a una platea più ampia di lavoratori, molte aziende si sono chieste se fosse ancora necessario erogare i buoni pasto ai dipendenti non presenti in ufficio e, soprattutto, se gli importi spesi per acquistarli fossero ancora deducibili.

A questo proposito, nel 2020, è intervenuta l’Agenzia delle Entrate, con la risposta ad interpello numero 956-2631/2020 della Direzione regionale del Lazio, che ha stabilito come le disposizioni in materia di deducibilità siano valide indipendentemente dall’orario di lavoro e dalle modalità con cui viene svolta l’attività lavorativa.

I vantaggi del buono pasto elettronico

I buoni pasto elettronici sono ticket dematerializzati che vengono caricati su una card elettronica simile a una carta di credito. Ogni mese, l’azienda ricarica la carta di ciascun dipendente con il numero di buoni che gli spetta.

I buoni pasto elettronici sono sempre più diffusi, perché offrono numerosi vantaggi sia alle aziende, sia ai lavoratori. Le aziende, in particolare, grazie al buono pasto elettronico possono:

risparmiare sulle spese di acquisto dei buoni pasto, in quanto non devono sostenere le spese di spedizione
semplificare la gestione dei ticket perché non dovranno più occuparsi di consegnare ogni mese i blocchetti a ciascun dipendente, ma potranno ricaricare le carte nominative attraverso l’apposito portale. Dallo stesso portale possono anche tenere traccia del numero di buoni erogati e di quelli da erogare
ottenere maggiori vantaggi fiscali, in quanto i buoni elettronici sono esenti da tassazione per un importo superiore rispetto ai buoni cartacei (8 euro a buono)

In questa tabella puoi vedere il risparmio effettivo che ottiene un’azienda che scelga di erogare dei buoni elettronici del valore di 7,50 euro ai propri dipendenti:

	Buono pasto elettronico	Buono pasto Cartaceo	Denaro in busta paga
Valore facciale buono pasto/somma erogata in busta paga	€7,50	€7,50	€7,500
Inps a carico dell’azienda (30% circa)	€0,00	€1,050	€2,25
TFR, rateo 13ma, rateo 14ma	€0,00	€0,840	€1,81
Irap 3,9%	€0,00	€0,21	€0,45
Numero dipendenti	10	10	10
Numero buoni/anno per ciascun dipendente	220	220
Costo aziendale annuo	€16.500,00	€21.126,39	€26.413,69
Risparmio annuo ottenuto dall’azienda con l’erogazione dei buoni pasto elettronici		Rispetto ai buoni cartacei	Rispetto all’indennità in busta paga
		€4626,39	€9.913,69