Buoni pasto: una guida completa per le aziende

I buoni pasto sono tra i benefit aziendali più apprezzati dai lavoratori. In questa guida completa ai buoni pasto per le aziende, troverai tutte le risposte alle domande sui buoni pasto e potrai scoprire quanto sia vantaggioso offrirli ai tuoi dipendenti.

I buoni pasto rappresentano un servizio sostitutivo di mensa molto diffuso e apprezzato tanto dai lavoratori quanto dalle aziende. Disponibili in formato cartaceo ed elettronico, consentono ai lavoratori dipendenti di risparmiare sulla pausa pranzo, perché costituiscono un mezzo di pagamento che possono utilizzare per acquistare il pasto presso uno dei tanti esercizi convenzionati.

A trarre beneficio dall’uso dei buoni pasto, tuttavia, non sono solo i dipendenti. Anche il datore di lavoro, scegliendoli, può usufruire di numerosi vantaggi fiscali ed economici, ed altri meno tangibili, come l’aumento della soddisfazione dei lavoratori. Vantaggi di cui non beneficiano solo le grandi aziende, ma anche le piccole e medie imprese. Ecco come funzionano i buoni pasto e quali vantaggi puoi ottenere erogandoli ai tuoi collaboratori.

• Come funzionano i buoni pasto per le aziende?

• Quanto costano i buoni pasto alle aziende?

• Valore facciale buoni pasto (perché aumentarlo conviene)

• Come scegliere l'importo dei buoni pasto

• Quali sono i vantaggi dei buoni pasto per le aziende?

• I buoni pasto sono deducibili per le aziende?

• I vantaggi del buono pasto elettronico

• Come implementare i buoni pasto in azienda

I buoni pasto fanno parte dei benefit aziendali che un’impresa può offrire ai propri collaboratori. A meno che non siano compresi nei contratti collettivi della categoria di appartenenza, le aziende non sono obbligate ad erogarli ai lavoratori. In assenza di una mensa aziendale, un’impresa può scegliere di riconoscere un’indennità in denaro direttamente in busta paga, ma questa soluzione comporta un costo più elevato per l’azienda e, al tempo stesso, riduce il potere d’acquisto del dipendente a causa della tassazione e dei contributi. Per questo molte aziende preferiscono i buoni pasto ad altre soluzioni.

I buoni pasto rappresentano, infatti, la scelta più semplice e vantaggiosa per provvedere alla pausa pranzo dei propri collaboratori.

Di buoni pasto ne esistono due tipologie:

• buoni pasto cartacei

• buoni pasto elettronici

I primi sono raccolti all’interno di un blocchetto che dovrà essere consegnato ai lavoratori all’inizio di ogni mese. I buoni elettronici, invece, devono essere caricati mensilmente su una card elettronica simile a una carta di credito o sullo smartphone del dipendente grazie alla semplice installazione di una app.

Le aziende possono acquistare i buoni pasto presso una società erogatrice come Day, che si occupa non solo della produzione e vendita dei ticket e del funzionamento della piattaforma di gestione dei buoni elettronici, ma anche di stipulare delle convenzioni che permettano ai lavoratori di utilizzare i buoni pasto per acquistare pasti già pronti e generi alimentari presso bar e ristoranti, tavole calde e supermercati.

Le aziende che vogliano acquistare i buoni pasto Day hanno a disposizione due soluzioni:

• l'e-commerce DayShop.it dove in soli 3 click acquisti buoni pasto elettronici o cartacei. Una volta completato il pagamento, i buoni elettronici saranno disponibili in poche ore e quelli cartacei verranno recapitati all’azienda in 24/48 ore.

• il portale dedicato alle aziende di Day, dove è possibile acquistare e gestire i buoni elettronici, i fringe benefit ed i flexible benefit e trovare soluzioni personalizzate per ogni tipo di azienda e settore

Il costo dei buoni pasto, per le aziende, si compone di varie voci:

• Il valore facciale del buono pasto

• Gli oneri sociali da versare sulla cifra che eccede la soglia di defiscalizzazione (limite fissato dalla legge a 4 euro per i buoni cartacei e a 10 euro per i buoni elettronici)

• Il costo della prestazione della società applicata sul valore dei buoni ordinati.

• Eventuali costi relativi alle spese di consegna, nel caso si acquistino dei buoni cartacei o si inviino le card del buono pasto elettronico in azienda per la prima fornitura

• L’IVA, che per le aziende ha un’aliquota agevolata al 4%

Il valore facciale rappresenta il potere d'acquisto nominale del ticket. Scegliere di incrementare questa cifra è una strategia vantaggiosa che si riflette direttamente sulla motivazione del personale.

Nel contesto economico attuale, l'aumento dei costi dei generi alimentari e della ristorazione incide sul bilancio quotidiano dei dipendenti. Fornire un valore facciale più alto significa coprire in modo realistico il costo di un pranzo o di una spesa di qualità.

Per l'azienda, aumentare il valore facciale dei buoni pasto elettronici fino al limite di esenzione rappresenta un aumento di retribuzione netta per il lavoratore. Questo incremento è totalmente esente da contributi e tasse, con un costo aziendale nettamente inferiore rispetto a un aumento salariale equivalente in busta paga.

La definizione dell'importo ideale richiede una valutazione che combini l'ottimizzazione delle risorse di bilancio con le reali necessità della popolazione aziendale.

Il primo parametro da considerare è la soglia di esenzione fiscale stabilita dalla legge. Fissare l'importo a 10€ per i buoni pasto elettronici permette di sfruttare al massimo la defiscalizzazione, azzerando il cuneo fiscale e contributivo sulla quota erogata.

È altrettanto importante mappare il territorio in cui i dipendenti lavorano. Nelle grandi aree metropolitane, dove i servizi di ristorazione hanno costi medi più elevati, un valore facciale compreso tra i 7€ e i 10€ garantisce che il benefit sia percepito come un aiuto concreto e non puramente simbolico.

Tra le diverse soluzioni a disposizione delle aziende che vogliano offrire un servizio di mensa aziendale ai propri dipendenti, i buoni pasto sono una delle più convenienti, perché permettono all’impresa di ottenere numerosi vantaggi economici e organizzativi, oltre a diversi benefici per la reputazione aziendale.

Vantaggi fiscali ed economici

Due dei maggiori vantaggi fiscali, per le aziende che scelgono di erogare i buoni pasto ai dipendenti, sono la deducibilità e l’esenzione dal versamento degli oneri sociali.

I buoni pasto, infatti, sono esenti dalla tassazione IRPEF e, fino alle soglie di 4 euro per i buoni cartacei e di 10 euro per i buoni elettronici, anche dal versamento dei contributi IRPEF e dall’IRAP.

In questa tabella puoi vedere un esempio del risparmio che può ottenere un’azienda scegliendo di erogare i buoni pasto al posto dell’indennità di mensa in busta paga:

Benefici per la reputazione aziendale

Tra i vantaggi offerti dalla scelta di erogare i buoni pasto ai dipendenti ce ne sono anche altri, meno tangibili, che riguardano la reputazione dell’azienda. I buoni pasto, infatti, rappresentano uno dei benefit maggiormente apprezzati dai lavoratori italiani, specialmente in confronto all’indennità di mensa in busta paga.

Le aziende che erogano i buoni pasto nel contesto di un piano di welfare aziendale ben strutturato e centrato sulle effettive necessità dei dipendenti e dell’azienda stessa potranno sperimentare:

• un aumento della produttività

• una maggiore soddisfazione dei collaboratori

Soddisfazione che si traduce in un miglioramento della reputazione dell’azienda sia tra i lavoratori, sia nei confronti di altre aziende del settore e dei clienti, sia agli occhi di possibili nuovi collaboratori di talento.

Sì, i buoni pasto sono deducibili per le aziende. La spesa sostenuta per il loro acquisto è deducibile al 100%, così come l’IVA.

Purché questo sia possibile, è importante che l’erogazione dei buoni pasto avvenga per adempiere ad un obbligo previsto dal CCNL di riferimento. Se l’impresa sceglie di versarli volontariamente, per avere diritto a questa agevolazione deve erogarli alla totalità dei dipendenti o a una categoria omogenea di lavoratori.

I buoni pasto sono deducibili anche se il dipendente è in smart working?

Con l’arrivo della pandemia e l’estensione dello smart working a una platea più ampia di lavoratori, molte aziende si sono chieste se fosse ancora necessario erogare i buoni pasto ai dipendenti non presenti in ufficio e, soprattutto, se gli importi spesi per acquistarli fossero ancora deducibili.

A questo proposito, nel 2020, è intervenuta l’Agenzia delle Entrate, con la risposta ad interpello numero 956-2631/2020 della Direzione regionale del Lazio, che ha stabilito come le disposizioni in materia di deducibilità siano valide indipendentemente dall’orario di lavoro e dalle modalità con cui viene svolta l’attività lavorativa.

I buoni pasto elettronici sono ticket dematerializzati che vengono caricati su una card elettronica simile a una carta di credito. Ogni mese, l’azienda ricarica la carta di ciascun dipendente con il numero di buoni che gli spetta. E l’utilizzo dei buoni può avvenire anche scaricando dagli store gratuitamente la app per una gestione ancora più smart del servizio perché il pagamento può avvenire anche lasciando a casa la card.

I buoni pasto elettronici sono sempre più diffusi, perché offrono numerosi vantaggi sia alle aziende, sia ai lavoratori. Le aziende, in particolare, grazie al buono pasto elettronico possono:

• risparmiare sulle spese di acquisto dei buoni pasto, in quanto non devono sostenere le spese di spedizione

• semplificare la gestione dei ticket perché non dovranno più occuparsi di consegnare ogni mese i blocchetti a ciascun dipendente, ma potranno ricaricare i buoni al dipendente nominativi attraverso l’apposito portale. Dallo stesso portale possono anche tenere traccia del numero di buoni erogati e di quelli da erogare

• ottenere maggiori vantaggi fiscali, in quanto i buoni elettronici sono esenti da tassazione per un importo superiore rispetto ai buoni cartacei (8 euro a buono)

In questa tabella puoi vedere il risparmio effettivo che ottiene un’azienda che scelga di erogare dei buoni elettronici del valore di 7,50 euro ai propri dipendenti:

L'introduzione dei buoni pasto nell'organizzazione aziendale è un processo semplice che richiede pochi passaggi burocratici.

Como prima azione, l'azienda deve definire i parametri di assegnazione. Se l'erogazione non è regolata dal CCNL applicato, è sufficiente che il datore di lavoro decida l'assegnazione tramite regolamento interno, indirizzandola alla totalità dei dipendenti o a gruppi omogenei di essi per conservare i benefici fiscali.

In secondo luogo, si procede con la scelta del formato dei buoni pasto, preferendo quello elettronico per ottimizzare i costi e massimizzare i limiti di deducibilità. Infine, l'azienda definisce l'accordo con un fornitore dedicato come Day, ordinando i supporti e configurando i profili dei collaboratori sui portali dedicati per la gestione mensile delle ricariche.

I buoni pasto rimangono uno degli strumenti di incentivazione e welfare più efficienti a disposizione del mondo aziendale. Attraverso l'adozione del formato elettronico e una scelta oculata del valore facciale, le imprese possono abbattere i costi di gestione sostenendo in modo concreto i propri collaboratori. Affidarsi alle piattaforme intelligenti di Day permette di semplificare l'implementazione operativa, trasformando la gestione della pausa pranzo in un motore di crescita, benessere e produttività.